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整理好“时间”,才能效率倍增。

创业资讯 2020-02-02 评论(0)
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“工作效率和每个人的切身利益息息相关”

一个人的工作效率比较高,自然能够高效的完成工作,同时业绩也会自然的提高,升职加薪的机会也会比平常人多一些,在职场中,我们纵观那些成功人士,他们都是高效率工作者的代表。

那么,我们作为一名职场从业者,如何提高工作的效率呢?智远总结认为其实很简单,只需要做到5个方面即可,分别为,“提高时间的利用率”,加强工作当中的执行能力,“解决工作当中的困难”,达到高效的沟通,提高自己的工作能力等。

但是我们往往会发现,不管从以上5个方面的哪个方面开始,我们始终会认为一个最重要的方面就是:“时间不够用的问题”。

比如忙了一天,也不知道忙了哪几个大事情,自己的桌子依然乱七八糟,大事小事依然处理不完,随着我们现代生活的节奏加快,传统的“时间效率”管理已经过时,我们不仅仅要学会从工作当中提高自己,还要从“时间”“人脉”,“情绪”方面进行合理的入手,从而使工作变得更高效,更快捷,更充实和简单。

 01 

“一切时间从整理开始”

不管平时的工作有多么的繁重

不懂整理,自己的工作就没有效率

“不仅仅要把工作做好,办公桌也要收拾干净”,这句话是我5年前没有做管理者的时候,听到我的上级领导说的,以前我对这句话并没有太大的感触,但是经过了时间的不断发展,我做到了管理者之后感触颇深。

那些时间效率高效的人,他们不仅仅工作做的好,办公桌一样整齐干净,因为他们懂得“整理”,这里的整理并不指的是“办公桌”,而是从“时间”开始的。

也许我们每天都有处理不完的事务,恨不得把一天变成25个小时,只要一到办公室总是感觉被掣肘,无法集中的做好自己眼前的工作,A喊一下,B临时有事需要帮忙,C说下午开会,整了一天,忙的头昏,结果自己的事情没有安排好,办公桌乱成一团,重要文件找不到,我们经常遇到这样的情况把?

这些都是工作效率不高的表现。

想要多,快,好,省的完成自己工作,并且在工作的同时还能使自己感觉到轻松,愉快,我们就需要整理术的帮助,工作效率倍增是整理出来的,凡事工作能力强的人,其整理能力也非常的强,反之,不会整理的人,其工作效率往往很低下。

社群经理M女士的故事:

M女士原来是我的一个同事,她在公司负责社群的运营,工作2个月得到了身边同事,领导的认可,后来她独立带4个人的运营团队后,仍然保持自己一贯的工作作风,事必躬亲,兢兢业业,整日埋头在日常各种琐碎的运营,和用户聊天互动工作中。

逐渐的发现,她干活能力确实不错,但是个人的管理和安排能力并没有提升,因为和下属打的关系比较好,很多事情下属都愿意找她帮忙,让她协助去做,当然工作中还是会出现一些很重要,但是自己又不太懂的事情。

于是对于这种事情,她又采用逃避的态度,宁愿让自己去忙那些乱八七糟的小事情,也不愿意去面对,直到最后的期限,才去动手处理,结果往往是因为时间的仓促,不得不草草了事。

这样一段时间后,她自己也觉得有点不对劲,

明明一刻也闲不下来

却有处理不完的事,但是成绩却没有本质的提升。

记得有一次,COO让她撰写一份“社群用户运营手册SOP”,还特意给她准备了一些相关资料,让她去参考,期限是半个月,她的工作风格一贯是“到眼前在去执行那种”

时间过的很快,半个月期限就到了,COO让她交出“方案”的时候,她才想起这件事,一身疲惫的坚持挑灯夜战,深夜加班,搞到了很晚才算基本完成。

直到那天,她把方案给领导的时候,听领导说,领导脸色凝重,一边看一边不停的摇头,这么好的一次展示才华的机会,就被错过了,没过多久,她社群运营经理的职位就发生了变化,从负责人到自己一个人干了。

我们工作当中,

不懂整理,自己的工作就会缺乏秩序,

不懂整理,自己就会将宝贵的时间花在一些不必要的琐事中

就像M女士一样,做了经理级别,还在埋头苦干,做着运营的事情,其他的没有得到提升,那自然就是做不好本职工作了。

其实我们身边,很多这样的案例,这样的职场人,他们整日在不同的部门之间奔波,马不停蹄,看起来很忙,可是一天下来,工作效率低的出奇,其根本原因就是不会整理,合理安排自己的工作。

整理对我们的工作有着非常重要的作用,从技术层面看,整理是一种流程设计,从结果上看,整理可以提高我们的办事效率,提升我们生命的纯度。

我们必须养成一种习惯:

任何一件事都必须在规定的时间内完成,一天,半天,甚至一星期,必须有个期限,而不是无休止的拖下去,这是去除杂乱无章坏习惯最好的方法。

同一件事情,有的人只需要一个小时便可以做完,有的人却需要一天,同样的麻烦,有的人会处理得越来越少,有的人却越堆越多。前后的天壤之别在于,前者只会瞎闯盲干,后者却懂得技巧,效率倍增的前提是“学会整理术”,从根源开始。

 02 

给工作设定个“最后时间”

心理学上有一个效应叫做

“最后通牒效应”,不到万不得已,就再说吧。

很多人不善于整理工作,规划时间,对于不需要马上完成的任务,领导要求不紧急的事情,总是一拖再拖,直到不能再拖的时候,才没日没夜地去赶着做,这才心理学上叫做“最后通牒效应”。

部分人认为,人在面对重大的压力之下,往往会表现的比较出色,所以他们总会给自己的拖延去寻找“适当的借口”,比如:“我是故意把工作拖到最后一刻再去行动的,这样我能享受压力带来的效率快感”。

当到最后期限的时候,我的效率才会提高,殊不知,这样的理解是一种错误的判断,人在压力较大的情况下,我们的技能和状态表现力就会更差,而不是变得更好。

试想一下:

比如你现在手头上有一个工作需要一个月才能完成,前三周一直在拖延,自己打算最后一周的时间把它完成,自己除了能做的就是夜以继日,连夜的加班外,就是快节奏的进行,快节奏的进行就会有出错的情况,敷衍了事的情况了。

如果这个时候,自己正好生病了,

或者临时有更重要的事情了,怎么办?

所以,只能给工作设定“若干个最后期限”,

算了吧,明天再说吧,找一个合适的理由,加以推脱。

智远曾经在工作中,做过这样的一则测试:

我给3个人安排了不同的工作内容,测试他们自己的“拖延问题”,结果非常具有启发性质,每个人必须要在2周内完成3项任务,就是做不同的PPT,其实这个任务并不是很难,如果用心的话,3天可能搞定。

但是3项任务,我要求的最后期限分别为第4天,第8天,第14天,分为按照期限给我和一次性全部给我。

测试的结果是只有小A同事按照期限依次给了我,而其他两名同事都是到最后一次性给的我。我看了他们做的PPT后,后面两个的确很糟糕,错别字,配图搭配不均匀等。

任何一个目标的设定都应该有一个或者多个的最后时间期限,比如:“我一定今年要英语考试过关”,“我今年一定要写多少篇关于成长的文章”,这个目标其实看上去很明确,其实本质是非常的不清晰,因为没有时间的量化。

比如,我今年3月份之前一定要写40篇多少字的文章,这样的话就比较量化了,情况就会好很多。

智远的过往经验和感触认为:

我们在确认目标之后,一定要根据目标的整体权重,事情的轻重缓急来设定若干个最后的期限,如果“最后一刻”总是在“眼下”“当下”,自己就能成为最效率的那位。

富士康对管理重组的故事:

富士康早些年面临破产,其中的部分原因就是当时的产品部门管理者在给下属分配任务的时候,没有先制定一份具体的任务时间表,当然任务完成的最终日期也就无从谈起了。

结果相信大家都知道,就是工作进度的严重滞后,效率产生下降,明明可以一个月生产出来的产品,往往要拖上它好久,这样低下的生产效率给整个公司的业绩带来的极大的负面影响。

后来经过分析总结,公司对管理者进行了重组,明确了各任务之间的量化方案,规定了最后的期限,这样就使员工有了紧迫感,工作积极性也得到了很大的提高,经过几年来的发展奋斗,如今的富士康也成了世界级的巨头企业。

由此可以看出,无论是工作中领导安排的任务,还是日常中自己设定的目标,要学会给“任务”加上一个最后期限,是多么的重要。

有的时候,我们的目标制定之后,很多人认为比较遥不可及,无法完成,难以实现,自己先被心理那座大山压倒了。其实目标都是“零碎化”的组成部分,我们只需要给目标适当的拆分,然后加上一个期限,就能够保证按时,按点的完成。

 03 

“时间”挤挤总是有的

盛年不重来,一日难再晨

及时当勉励,岁月不饶人。

时间对于我们每个人来说非常的有限,时间代表着生命,在我们不经意之间就流走了,昨天智远在头条上看到一个“说说”,内容是这么写的:这个春节,除了陪父母以外,你怎么对待时间,同样时间也会以另一种形式报答你。

有的人运用春节的时间,整理自己的工作计划,职业发展规划,来年再战,有人运用春节好好休息,而有人运用春节,每天刷短视频,玩游戏,看综艺节目。鲁迅先生说过:时间就像是海绵里的水,只要愿挤,总还是有的。

雷锋也说过:

时间是挤出来的,钉子也是一样,在一块一个眼也没有的木板上要钉子扎入进去,就要挤。

这些伟大的人物告诉我们,要想运用有限的时间内获得更大的价值,就要学会管理时间,利用好自己的时间,要学会规划时间,“挤时间”。

一则国外有趣的测试实验:

一位专家拿出了一个广口的瓶子放在桌子上,然后他取出了小拇指大小的石子,一块块的放进了瓶子中,直到瓶子瓶口再也装不进去,他就问同学们一些问题,对话如下:

他问:瓶子满了吗?所有的学生都说:“满了”

他说:真的满了吗?

说着就从桌子上拿了一些沙子,倒进了瓶子里面。


他再次问学生,满了吗?还是有部分学生说:“满了”

于是他就接了杯水,倒进了瓶子中。


这个时候,他又问自己的学生,杯子满了吗?

听到的回答慢慢的越来越小。。。

这个问题说明了什么?无论自己的时间有多紧凑,也许自己在加把劲,挤一挤总是可以干很多事情的,我经常听身边很多人说:“太忙了,没时间”,要是有时间的话,我早就去做了。

所以,一天一天,一年一年就这么过去了,他们最终仍然一事无成,时间伴随我们一生,我们可以自由支配,然而我们当中有很多人忽视了时间的存在,从而稀里糊涂的做着毫无意义的事情,让自己变成了时间的奴隶,认为没有价值。

管理时间,从早起开始:

智远原来曾经是一个特别爱睡懒觉的人,自认为上班已经够辛苦了,好不容易休息的时候,我干嘛还要早起床,睡觉不是很舒服吗?慢慢的经过学习,读书,我才觉悟到,“人要学会现金流和时间的管理”。

这句话怎么理解呢?现在的互联网如此发达,每个人都在讲“副业当兴”,所谓的副业发展并不是指利用副业赚钱而抛弃了自己的主业,其实本质是“培养自己的多重技能”。

互联网35岁是一个分水岭,甚至现在的经济让时间来的更快一些,

有的人30岁已经开始经历这样的情况。


裁员,改革,企业小而美发展等

要知道,经济下滑,搭建平台是一件伟大的事情

企业用人也讲究“性价比”。

如果自己只会单一的一种技能,并且有效壁垒不是太高,那么不断发展就可能会被淘汰,如果自己只有单一的一种收入来源,那么面临而立之后的压力,可能很多成年人就无法避免,比如“车贷,房贷,生儿养女,供读上学等”,所以就要趁早培养自己的现金流思维,让自己有多重技能。

平时的工作比较忙,时间从哪里才能挤出来培养其他技能呢?智远认为不妨从早起开始,有人可能说,我每天上班都要5天起来了,我说的这种早起是从心里一种”自发的行为“,因为自发会激发自己的”精神状态“。

早起有很多的优势,比如”不堵车“,”身心健康“,研究表明,早起能够减少生病率,在开始的时候,智远有几个方面建议:

1.晚饭后不要吃甜的,否则肠胃活动太旺,影响睡眠质量。

2.不急于求成,刚开始,每天坚持比平时早起15-20分钟就可以了。

3.避免熬夜很晚,玩手机很晚。

4.奖赏早起,如果自己认为早起很难,可以适当的奖励自己喝咖啡或者热茶,甚至于读书,写作,都是非常愉快的事情。

刚开始早起的时候,可以床上转动脚腕,交叉压腿,起床可以运用冷水洗脸,这些都能够增强身体抵抗力,对皮肤也有好处。

早晚各半个小时:

在工作上,早到半个小时,晚走半个小时,养成这个习惯,可以让自己一天变得更加的充沛,思路清晰,工作起来也会更加的高效。早到半个小时,说明自己非常重视这份工作,晚走半个小时小时,可以利用这个时间检查当日工作,接着列出次日应该进行的工作项目。

卡耐基说过这样一句话:世界上有两种人一事无成,一种是除非别人要他去做,否则绝不主动做事的人,另一种是即使别人要他去做,也做不好事情的人,那些不需要别人催促就能把工作干好,而且不会半途而废的人,必将成功。

 04 

4个“时间”管理诀窍

有所为,有所不为一门生活艺术

将自己的全部精力放在重要的事情上。

知道哪里需要自己去做的,哪些不需要自己插手的,尽量减少不必要的行为,才能做大限度的创造价值,这些方法是智远经常运用的,希望在这里一并分享给在看文章的您:

1.四象限法

重要又紧急,重要不紧急,

不重要却紧急,不重要也不紧急。

很多人之所以老感觉时间不够用,是因为大多数的时间坏在了第三或者第四上面,而把时间花在第一项任务上面的人更加糟糕,不管是工作还是生活,这类人总是充满了压力,整天忙于收拾残局,我们每天要懂得运用这4个方面去最大限定的梳理时间。

2.连续分段时间管理

a.将时间按照抽象和形象来分配

比如自己最近在疯狂的忙于工作,写作,或者做PPT,策划案,累得要炸毛,那么可以拿出手机听听优美的音乐,来缓冲自己,也是不错的选择。

b.按照研究问题的不同角度分配时间

有的时候我们觉得问题复杂,是因为看待的角度不同,比如一本20万字的书,怎么也读不完,那么你可以从觉得吸引自己的地方,有趣的地方开始,最后再读无味的地方。

c.按照动静交替分配时间

"走呀,出去抽两根呀”,这是职场经常看到的情况,当自己坐着一下午或者2个小时感觉比较乏力了,不妨走动两下,踢踢腿,扭扭腰,活动活动,动静交配的方式来缓解。

3.20/80法则来分配时间精力

你要知道,工作中,80%的时间都是无效的,只有20%的时间完成了重要的内容或者任务,比如在企业中,20%的几款爆款商品创造了平台80%GMV,而80%的GMV都来自于20%的客户。

那么个人如何运用28法则来发现工作中重要的事情呢?有什么不同的判断标准呢?智远总结认为有这4个方面:

1.能给自己带来高回报的事情

2.与我们工作目标保持一致的事情

3.工作要我做的事情

4.没有时间限制的事情

按照28法则,我们做事情要抓住重点,抓住核心,将自己的主要精力放在给我们能够带来最大价值的事情上,而不是在一些不重要的地方苦下功夫,争取最大的价值就是时间利用的箴言。

4.抓住要点,长话短说

我们的语言是传递信息,与人交流的工具,但是如果是在重要的时刻,自己讲起话来滔滔不绝,没完没了,则无异于浪费自己和别人的时间,从而带来反感。

智远参加行业大会经常看到这样的情况,某些演讲嘉宾的演讲时间主办方只给20分钟,但是嘉宾上台后,拿着PPT的翻页笔就开始讲PPT,没有重点逻辑,最后时间快到了,下面的人也不知道嘉宾在讲什么,最后丢了形象还浪费了时间。

合适的场景,学会抓住要点,长话短说是我们每个人要学习的,我遇到很多的时候,领导让汇报工作,看到很多员工在没有说结果之前,说一大堆过程,而领导就失去了“原有的耐心”。

写在最后:

“明日复明日,明日何其多,

我生待明日,万事成蹉跎。

根据公布资料显示,如果一个人能活到72岁,他的一生的时间是这么度过的,睡觉20年,吃饭6年,生病3年,工作14年,读书3年,散步看电影8年,与人交谈对话4年,打电话1年,等人3年,旅行5年,打扮5年

古人的一句话写到,“人生七十古来稀,我今七十不为奇,前10年幼小,后10年衰老,中间只有50年,一半又在睡觉中度过,这样算下来,仅仅只有25年的奋斗时间”,这种算法算出来的结果确实让人触目惊心,“人生能够自己支配的时间,只有短短25年”。

“莫等闲,白了少年头,空悲切”,许多成功的人之所以能够成功,除了有前瞻的眼光,较高的视野格局外,其中还有一个非常重要的原因就是他们懂得“珍惜时间”,“管理时间”,能从百忙之中挤出时间来充实自己。

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