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远程办公指南

创业资讯 2020-02-05 评论(0)
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截止到今天上午,

根据“疫情实时大数据分析报告呈现的结果,新型管状病毒“肺炎”传播确诊的病例已经达到了“24363例”。

疑似病例也已经达到了“23260例”,治愈患者892例,死亡病例高达491例。

在病情高发的周期里面,如何做到防护自己,智远认为,不出门是最好的选择,但是很多的互联网企业已经正式开工,与往年不同的是,选择了“在家办公”

在家办公并非什么新鲜的事物,往常在办公室里,相邻的两个同事之间也许部分都是“面无表情无言相对”。

多数都是在“微信上聊的热火朝天,这个时候,在家办公若利用的好,反而也是一次改善工作不错的方式。智远大致盘点了一些,有7个方面的思考一并分享给你:

01

关于在家办公的好处

a.可以减少不必要的会议

在公司办公,智远认为最耗费人力的应该就属于“开会了”,部门与部门之间,高管与高管之间各种开工会议,年前工作盘点,年后工作计划,尤其是在新春开工后,往往前三天都是“各种寒暄的高发季”,各种问好,搭讪。

如今选择在家办公,自然就更容易的抑制住了“有事去小会议室碰一下”“找人对接一次”,“他春节还有没回来”的情况,等回来再说吧,坐在办公室无聊玩手机,打发时间等情况,浪费了公司时间成本不说,也浪费了自己的时间。

b.给彼此减少了路程的时间

对于北上广深工作的朋友来说,减少“上下班的路程时间无疑是一种奢侈品”,洗漱时间加上坐车,短程距离基本要1个小时,对于住在燕郊,天通苑,昌平的人2-3小时都是在正常范围之内。

一天多出来2-3小时,对于公司和员工都是利好的行为,我见过很多的职场人发誓在“地铁上看书”,利用碎片化时间想学习,而没有“多余的时间”,这下好了,现在时间就摆在眼前,就看如何“培养自律了”。

02

关于时间,环境管理

a.学会培养自律性和个人专注的能力

对于互联网企业来说,很多的岗位需要“专注的能力”,在工作的时候不希望被打扰,比如“新媒体运营的写作”,“品牌部门的PR,资深撰稿者等”。

这个时候,工作者就有了自己的“独处时间”,受到环境和身边同事的影响,在办公室有的时候“比较难以集中”。

那么这下好了,企业可以顺水推舟,鼓励员工利用在家办公的时间多进行一些不同于日常办公室琐事的规划性,思考性的任务。

当然,有孩子“需要带娃”的朋友相对来说可能就有点苦恼了,这个时候只能做好家庭安排,创造一个相对独立的工作区域,避免双向的影响而无心工作。

b.拒绝延长工作时间

我见过很多的员工为了减少自身的交通成本和餐补成本而选择“在公司加班”,加班后到达固定的时间可以选择公司提供的“免费搭车”“免费用餐”等福利,当然这些是我们每一个工作者所享受的待遇。

从工作角度,灵活办公到远程协助,工作者因为感觉享受了某种服务,而且又没有“考勤打卡”来为自己正在努力工作的背书,反而会更为投入的工作来证明自己的产出。

在家办公的好处对于企业来说就是量化,管理者在分配完任务后,只需要个人完成的,个人完成后,其他的时间即可自行安排了,而在公司,完成后还需要到点下班。

c.关于个人时间管理

在家办公,对于个人来说最重要的一点就是“时间管理”,尽可能培养自己的“自律性”。

将工作合理的拆分,生活也进行合理的拆分,通过较短的时间,完成高效率的工作,比如在上午的9-10点办公,下午的3-4点办公,重要的时间留出。

要明确好上班的时间,进入工作在线状态,通过软件的形式告知所有人你在线,比如使用头条的“飞书”打卡功能,当日事情当日毕,不拖拉,不熬夜,准时起床,洗漱穿戴整齐。

工作怎么穿,在家怎么穿,尽可能不穿睡衣,不然自己一直在“休息的状态”,创造合理的环境非常的重要,不要“边吃饭,边工作等”,不在卧室,休息的地方办公,避免分心。

要远离游戏,社交网络,电视等其他诱惑的干扰,设置好“时间”,“专注于当下任务”。

03

从两方面分析工作的计划

管理者角度分析:要提前做好部分人员的盘点,在家办公人数的数量,及时的和上级领导报备。

回家人员的往返情况,身体情况的汇总,从部门角度进行分析,根据业务情况,预估好在家办公可能遇到的情况,不便之处,最好最好应急的方案。

每日早会机制,合理的安排好固定的时间,来一个5-10分钟的视频语音会议,同步本周重点工作计划等。

撰写“日报模板”,让每一个在家办公的人必须填写,比如从“个人健康情况”“今日工作计划”“今日完成情况”“重点待办”,要求每一个人填写,发布当天的计划和重点安排。

工作者角度分析:最重要的一点就是,“不做隐身人,件件有落实,事事有回音”有了进展即使通过群或者软件沟通的形式“喊”,或者通过邮件的协助工具同步。

04

办公工具的推荐

a.在线协作文档工具

在线写作文档可以快速的收集整理不同人员的内容,免去以往手机汇总复制粘贴的步骤,同时也可以将做好的内容通稿链接分享出去,简单高效。

石墨文档

多人实时写作的在线Office,可以实现多人在同一个表格上编辑,上传内容,智远经常使用在这里推荐,有4个方面的优势,实时保存,轻松分享,还原历史,高效写作。

飞书

今日头条旗下的“协助工具”,原本是“今日头条内部使用”,经过内部的长期磨合,沉淀出来一套远程办公的方法论,个人使用了一下,感觉还不错。

同时腾讯文档,金山文档,微软OFFICE365,谷歌文档也是不错的选择,根据每个公司习惯不同,选择也是不同,基本所有的功能都是比较相似,部门与部门之间文档协助。

智远推荐石墨,企业协助,飞书,钉钉,企业微信。

b.视频类会议工具

企业微信,钉钉,ZOOM,小鱼易连,蓝猫微会,TalkLine视频会议,华为云Welink等。

c.白板工具类推荐

比幕鱼,简单容易使用的在线白板工具,GITmind,百度脑图,在线免费的思维导图工具。

d.灵感创意,零碎资料收集工具

灵感零碎资料收集工具,创意文案智能搜索工具,有道云,印象笔记,为知笔记,幕布,ADGUIDER,语雀。

05

个人时间管理工具的推荐

a.彩云笔记,功能齐全,但又简单方便,丝毫不输给印象笔记,有免费的便签提示功能,而且系统也会主动给你打鸡血,可以随时记录灵感和想法,还可以语音输入内容,支持云收藏数据,不会丢失。

如果说印象笔记像坦克,可以碾压敌人,而彩云笔记像是步枪,同样可以致胜。

b.滴答清单,典型的待办清单软件,功能齐全,使用人数也是比较多,当一项清单任务需要执行的时候,会有脑中提示,防止自己忘记,而且其中包含番茄钟,基本可以满足多数人的需求。

c.sleepdpwn(睡眠小镇)可以帮助自己养成作息的好习惯,制定睡眠和起床闹钟,如果自己害怕早起困难,这款软件需要你使劲摇头才能关闭闹钟。

而且还有很多有趣的功能,从自己睡眠开始就开始建立房字,等到早起目标达成后房字才能建立好,每天都会建立这样的房子,时间长了,就会拥有自己的睡眠小镇。

d.Now冥想,可以帮助自己拥有良好睡眠,补充精力,减压,甚至改善不良的情绪,分为3个方面,工作,生活,学习冥想,零基础小白可以在软件中点击“零基础”开始冥想,良心制作,非常的好用。

智远在过年休假的每一天都是准时的8点起床,这个习惯已经持续了很久,而我从来没有定过闹钟,并且每天坚持写作。

时间管理工具并不是时间的全部,所以我们不要过分的依赖工具,工具能帮助我们更好的管理人生,但是不可以依赖软件,最好的状态就是不用手机软件也能管理自己。

06

远程办公KPI,OKR的一些思考

在企业内部,远程办公使用KPI和OKR也有着不同的区别,KPI是需要每个管理者不断层层要求与监督,才能完成。

而OKR是采用自发的形式,每个核心的高管,只需要将自己的管理目标,季度计划设定好,自发的采取行动。

每周,每天进行合理的同步,并齐目标即可,在智远看来,如果是小企业,公司,推崇KPI办公比较合适一些,将所有的工作指标进行量化。

而在大企业来说,使用OKR可能更适合,毕竟可以带来效率的提升。

智远认为,作为中层或者底层员工,也要有OKR工作的“意识”,OKR更多的要求是自发性工作。

我们作为成年人,自律非常的重要,不要让别人督促着自己“工作”,是我们应该有的素养。

在企业中,如果是OKR工作法,基本都是面向全员公开的,而且人的O往往承接了公司和部门的O,一个O往往是涉及到多个团队和项目,个人的协同,这能显著的增强团队每个成员的业务协同。

所以,采用OKR工作法则,自己的绩效也就变成了从1人检阅(上级领导),到全员监督,这个时候,我们不管作为员工,还是中层管理者,自己的压力就不至于来自于“完成任务”,而是“团队意识”。

如果自己的任务没有完成,不仅仅损失的是“自己的面子”,而是团队的面子,毕竟每次掉链子,自己肯定会不好意思,积极反思工作中的效率弱项最重要。

07

在家办公比上班还累?

也有很多社群朋友反映在家办公比办公室办公还累?智远大概总结了一下,有几个方面特征:

a.生活“工作”不能完全分开这是很多带娃的家庭巨大的痛点,家里孩子的闹腾,看电视,玩游戏的吵闹,受到经济的影响,也没有独立的空间去办公,让自己无法完全的抽出身子去工作。

b.年前积累了大量的任务没有完成前几天的新闻报道,“西贝筱面”,如果我们不开工,资金只能再撑3个月。

在很多人看来,这些都是体积比较大的企业,企业大了,意味着所有的流程体系化,繁琐,那么远程协作必然会造成效率的下降,大量的交叉沟通工作,会让很多的管理者头痛。

c.领导的认知,“我们领导非常的小心眼”,哎,简直心累,要不是挣钱,我早就离职了”。

在办公室,领导者的高度不同,觉悟也不同,有的领导分分钟看不到你,就觉得你在摸鱼,这个时候就会安排不同的工作给你。

而另一种领导就是,“你把工作认真做好即可”,其他生活方面我不愿意多管,对于领导来说,“信任团队很重要”。

鼓励员工适当的调整时间,尽可能让工作效率化才是最重要的“,“管人”不是“管人”,“管人”也是“管人”。

对于远程工作协同来说:

1.不要只顾KPI,适当的关注每个人的生活本身,团队的协助很重要,管理者也是一名“小家的组织者”。

氛围重要,每个人的成长,成就,成果,家庭,健康都需要我们关注,如果激活组织,让每一个人的长处发挥极致是需要每个人管理者思考的。

2.从担心每一个“员工懈怠工作”,不如转身换位思考关注下每个下属的个人成长,成就感,以及自我驱动的管理等,这些是远程工作中,最重的动力。

写在最后:

中国人民大学商学院组织创新项目主任说过:“将来的职业发展场景,可能是弹性的。

可以通过技术的手段,更加灵活地在不同区域就业创业,大量的知识性,专业性,技术性,不需要依托于工位的时代可能即将迎来。

在线办公,是对互联网企业一个新的考验,也是对人性办公效率的考验,是从团队目标管理,到人自我管理的一个升华过程。

对于企业来说,好多的人认为,在线远程办公就“无法监督员工”,员工会变成懒惰,不愿意干活,延迟推迟效率的“懒癌患者”。

其实换个角度思考,企业要的是什么?效率的提升,组织的思想核心力提升。

那么作为在家办公,明显的把每个人拆分成了每个模块,任务目标反而更加的量化了,量化之后浑水摸鱼,效率低下的人也自然就从组织里面潜出水面了,在线办公最大的敌人不是别人,而是自己。

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